Archiwa autora: napiszdokument

Nowoczesna obsługa dokumentacji

Opublikowany przez
Odpowiedz

Papiery, papiery…

W każdej firmie powstaje mnóstwo dokumentów – faktury, zlecenia, potwierdzenia, umowy. W skali roku są to dziesiątki segregatorów, na przestrzeni lat – powierzchnie magazynowe. Jak sobie poradzić z rosnącą stertą papierów? Jak prowadzić sensowną archiwizację? Po jakim czasie utylizować dokumenty w bezpieczny sposób, aby dane nie dostały się w niepowołane ręce?

Specjaliści od obsługi dokumentów

Nowoczesne działy kadr, biura i kancelarie podążające z duchem czasu korzystają z usług firm, których specjalizacją jest obsługa dokumentów. Ich działalność jest ukierunkowana na zoptymalizowanie procesów, zaoszczędzenie czasu pracowników i zwiększenie wydajności, obniżenie kosztów.

Jakie czynności wykonują firmy usprawniające obieg dokumentacji?

– archiwizacja – porządkują zasoby, oprawiają w teczki, fascykuły, pakują do pudeł, sporządzają spis;

– digitalizacja – skanują dokumenty i umieszczają na elektronicznym nośniku;

– niszczenie – rozdrabniają dokumentację niszczarką na ścinki, które wykorzystuje się w sposób ekologiczny, wystawiają stosowne certyfikaty i protokoły

– przechowywanie – udostępniają miejsce w bezpiecznych magazynach

Działania firm i ich oferty są dostosowane do profilu i oczekiwań potencjalnego klienta.

Wzory umów, czyli skuteczny sposób na lepsze zarządzanie firmą

Opublikowany przez
Odpowiedz

Dokumenty to coś, bez czego żadna firma nie mogłaby istnieć. Praktycznie każda rzecz w jej działalności powinna być odpowiednio udokumentowana i rozliczona. Jednak ich przygotowanie może czasami stanowić źródło problemu nawet dla najbardziej wykwalifikowanego personelu. Na szczęście ostatnio coraz bardziej popularne staje się  korzystanie z oferty, w której wzory dokumentów oraz umów przygotowywane są w oparciu o potrzeby firmy i dostosowane do profilu jej działalności.

Dedykowane wzory dokumentów

Jest to coraz popularniejsza usługa pozwalająca na pozyskanie gotowych szablonów interesującego klienta druku, czyli tzw. dedykowanych wzorów dokumentów, a co za tym idzie jego znacznie łatwiejsze opracowanie i zastosowanie. Wzory te są zaprojektowane w oparciu o indywidualne potrzeby oraz dedykowane rozwiązania prawne odpowiednio dostosowane do profilu prowadzonej działalności gospodarczej.

Tworzenie umów

W ramach tworzenia umów opracowywane są ich gotowe wzory, które powstają na indywidualne zamówienie podmiotu oraz w oparciu o wprowadzone przez niego wytyczne. Powstają po dokładnej analizie profilu działalności firmy oraz potrzeb zamawiającego. Pozwalają na znacznie sprawniejsze  gospodarowanie dokumentami co wpływa na poprawę jakości pracy w firmie.

Czy warto sięgać po gotowe wzory umów?

Opublikowany przez
Odpowiedz

Z roku na rok wzrasta ilość podpisywanych umów różnego rodzaju. To trend bardzo pozytywny, gdyż wiele osób zaczyna widzieć, że podpisywanie i tworzenie umowy ma sens. Jednocześnie nie każdy dysponuje jednak odpowiednią wiedzą, aby samodzielnie taki dokument skonstruować. Dzięki dostępowi do internetu w kilka minut można znaleźć gotowe wzory umów, które pomagają zawierać różnego typu transakcje. Gotowe szablony obecne są nie tylko na płatnych serwisach.

Korzystanie z gotowych wzorów umów ma wiele zalet. Przede wszystkim jest to rozwiązanie szybkie i darmowe. Większość znajdujących się w sieci druków jest bezpłatna. W razie potrzeby taką umowę można nieco zmodyfikować na własne potrzeby i to bez wychodzenia z domu. Gotowe wzory są  więc bardzo korzystne i to pod wieloma względami. Jednak i w tym przypadku należy kierować się też rozsądkiem. Przed wybraniem danego wzoru warto zorientować się czy zmianie nie uległy przepisy, bo wówczas wzór może okazać się już nieaktualny. Poza tym gotowe szablony dostępne w sieci często są bardzo ogólne i trzeba je nieco uszczegółowić. W razie potrzeby czy jakichkolwiek wątpliwości warto oczywiście skontaktować się z ekspertem w tej dziedzinie i zapytać o radę.